Que votre société soit provinciale (créée en vertu de la Loi sur les sociétés par actions du Québec) ou fédérale (créée en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions), vous avez des gestes à poser annuellement afin de vous assurer que votre société respecte ses obligations légales. Veuillez noter que les obligations énoncées ci-dessous ne sont que celles imposées par les lois et règlements corporatifs et que les sociétés peuvent avoir des obligations annuelles supplémentaires en vertu d’autres lois, telles que l’obligation de déposer une déclaration d’impôt sur le revenu ou de renouveler des permis ou licences d’exploitation.

Documentation des réunions et assemblées annuelles

Les sociétés provinciales et fédérales exigent que les administrateurs et les actionnaires tiennent des réunions ou assemblées annuelles . Bien que d’autres sujets puissent être traités, le principal objectif de la réunion annuelle du conseil d’administration est d’approuver les derniers états financiers de la société, et les principaux objectifs de l’assemblée annuelle des actionnaires sont de recevoir les états financiers, d’élire les administrateurs et de décider si la société devra engager un auditeur pour l’exercice financier en cours. Les sociétés sont tenues de conserver les procès-verbaux de ces réunions et assemblées dans leur livre corporatif.Si les administrateurs ou les actionnaires décident à l’unanimité de ne pas tenir une réunion ou assemblée annuelle, ils peuvent signer des résolutions écrites en tenant lieu confirmant leurs décisions à l’égard des sujets devant être traités lors de cette réunion ou assemblée. Ces résolutions écrites doivent également être conservées dans le livre corporatif de la société.

Dépôts aux registres corporatifs gouvernementaux

Toutes les sociétés provinciales et toutes les sociétés fédérales qui font des affaires dans la province de Québec, doivent déposer une déclaration de mise à jour annuelle auprès du Registraire des entreprises. Cette déclaration a pour but de s’assurer que les renseignements mis à la disposition du public au registre des entreprises (tels que l’adresse du siège et les noms des administrateurs, dirigeants et actionnaires) sont exacts. Le défaut de produire deux déclarations de mise à jour annuelle consécutives peut entraîner la radiation de l’immatriculation de la société. Pour une société provinciale, cette radiation emporte automatiquement la dissolution de la société. Les sociétés fédérales doivent déposer un rapport annuel auprès de Corporations Canada afin de tenir à jour le registre fédéral des sociétés. Corporations Canada peut dissoudre une société qui omet de produire deux rapports annuels consécutifs.

Vous souhaitez que quelqu’un prépare vos résolutions annuelles ou s’occupe des dépôts aux registres corporatifs ? Nous sommes là pour vous aider. Contactez-nous pour céduler une consultation avec l’un de nos avocats.

1. Dans certains cas, l’actionnaire unique d’une société provinciale peut choisir de ne pas établir de conseil d’administration et ne serait alors pas tenu de se conformer aux obligations relatives aux réunions et assemblées annuelles.